A tájékoztató értekezlet egy nagyon érdekes eszköz ahhoz, hogy a lehető legközelebb legyen az alkalmazottaihoz. Kettős előnye van: lehetővé teszi, hogy azonnal közölje a fontos tényeket, és még jobban bevonja csapatát. Az eszköz érdeklődésének részletesebb megtérülése után azt javasoljuk, hogy összpontosítson az ügyben bevált gyakorlatokra. A cél: hogy konkrétan fel tudja használni a tájékoztatót a vezetésében.
Mi a csapat eligazítása?
Ez egy közvetlen kommunikációs mód az összes alkalmazottjával, hasonlóan a mini találkozóhoz. Jellemző az informális oldal, ahol a csere az elsődleges . Mindenki kifejezheti magát az Ön által indított témában, kérdéseket tehet fel …
Ami a módozatokat illeti, a résztvevők ugyanúgy ülnek, mint állnak. Lehet, hogy hallottál az álló értekezlet technikájáról. Nos, általában a csapatok tájékoztatóira készülnek!
Miért érdemes ezt az eszközt használni?
Összességében ezt a felügyeleti eszközt használja vagy visszatérő és szervezett módon - pl. minden hétfőn, hogy számba vegyük a következő és az elmúlt hetet - vagy ad hoc alapon amikor információszükséglet merül fel (menedzsment üzenet közvetítése, előre nem látható esemény stb.).
A tervezett találkozók esetében, a csapattagoknak általában lehetőségük van témák hozzáadását kérni napirenden.
A tájékoztató értekezletek érdeke
Most nézzük a fő előnyöket:
- üzenetet továbbítani ha azonnal visszajelzést gyűjt a csapattól,
- előre láthatja a működési zavarokat vagy gyors megoldásokat találni,
- bevonja az embereket a kollektív sikerben és az összetartozás érzésének fejlesztésében,
- átitatni a vállalati kultúrát vízió megosztásával, küldetésekkel,
- ötleteket és javaslatokat gyűjteni az alkalmazottaitól,
- várják a pletykákat átvegye a vezetést a világos és egyértelmű kommunikáció révén,
- hogy mindenki megismerhesse mások szerepét a csapatban,
- megkönnyíti a csapat koordinációját ,
- hatékonyan frissíti a feladatok előrehaladását és a közös célok elérése,
- újra mozgósítani a csapatokat ,
hanem erősíteni is vezető képed !
A rövidítés valóban egy hatékony felügyeleti eszköz, amely közelebb visz munkatársaihoz . Ez még elengedhetetlen a vezetői tevékenységben is.
Hogyan kell lefolytatni egy csoportos tájékoztatót
Frekvencia
Ha tervezi a rövid tájékoztatót, minden héten megtartható . Vegye figyelembe, hogy néhány menedzser naponta egyet szervez. A problémák, a csapat, a kontextus stb. Szerint kell mérni. A találkozó gyorsasága és pragmatikus jellege a gyakori használat mellett szól.
Kivételes kommunikáció esetén semmi sem akadályoz meg abban, hogy mini megbeszélést provokáljon 2 ütemezett eligazítás között.
Időtartam
A rövidítés definíció szerint rövid. Hagyjon legfeljebb 30 percet.
Vigyázzon, nehogy "klasszikus" találkozóvá váljon, végtelen vitákkal.
Hely
Nagyon gyakori, hogy ezt a cserét az együttműködők munkaterületén tartják. Ennek a gyakorlatnak vannak előnyei és hátrányai. Az egyik előny az erősítse a gyors, informális oldalt "megbeszélés" nélkül . Másrészt a A kockázat nem az, hogy mindenki figyelmét teljesen magára vonja mert utóbbiak, mivel közel vannak a munkaállomásaikhoz, lehet, hogy nem fogják teljesen lekapcsolni. Látni tehát a helyiségek konfigurációja szerint.
Bizonyos esetekben a munkaállomások közelében lévő félreeső tér nagyon jól teljesít.
Abban az esetben, ha a munkavállalók a helyükön maradnak, ragaszkodnak tevékenységük leállításához , aktiválja a hívásátirányítást stb. Röviden, tegyen meg mindent, hogy ne zavarjon.
Tartsa állva a megbeszéléseket számos előnye van: elkerülve a részletekre fordított időt, lehetővé téve, hogy elszakadjon tevékenységétől, ha nem a számítógép előtt ül.
Résztvevők száma
A csere megkönnyítése érdekében ne lépje túl a tíz résztvevőt. Ha nagy csapatot irányít, tartson több rövidnadrágot (osztályonként, projektenként stb.) a legmegfelelőbb csoportosítás szerint a tárgyalt témák és a kérdések szerint.
Előkészítés
A gyors pont nem jelenti az előkészület hiányát. A kérdések előrejelzése, fontos adatok gyűjtése stb. számára hogy a tájékoztatás a lehető leghatékonyabb legyen és erősítse meg szakmai vezetői imázsát.
Bevált gyakorlatok a sikeres tájékoztatáshoz
- Hirdesse előre a tárgyalt témákat, a célokat, valamint azt, hogy mit vár el mindegyiktől . A gyors hatékonyság elérése érdekében azonnal el kell ragadnia a közönség figyelmét. Használjon olyan hirdetést vagy sokkoló kifejezést, mint például: "Rendkívüli munkát végzett", "Hatalmas lehetőség nyúl hozzánk", …
- Sorolja fel gyorsan szóban, táblára vagy flipchartra (lásd a flipchart használatáról szóló metódust), a témákat, amelyekkel foglalkozni szeretne
- Adja meg a maximális időtartamot
- Hívja meg alkalmazottait, hogy fejezzék ki magukat, és gyűjtsék visszajelzéseiket , ne monopolizálja a padlót. Vigyázzon, nehogy a célkitűzéssel ellentétben végtelen vitát indítson a beszámoló alatt. Gyűjtse össze az információkat, és ütemezzen egy külön találkozót a probléma kezelésére.
- Mutasson valódi hajlandóságot a hallgatásra, és ne tegyen színlelést . Nem fogja sokáig becsapni a csapat tagjait, hogy elhiggye, hogy odafigyel arra, amit mondanak. Konkrétan, ha nem vesznek figyelembe javaslatot vagy eszkalációt, akkor a következő rövidnadrág steril lesz. Éppen ellenkezőleg, a megjegyzések figyelembe vétele után számolja fel az előrehaladást.
Erre a fájlra hivatkozik: Felügyeleti eszközök
