Tanácsadó szerepet vállalni egy szervezetben nem mindig könnyű.
Először, ezt a szerepet soha nem határozzák meg egyértelműen, mivel a szervezet értékeitől és szükségleteitől, valamint az egyének szükségleteitől függően nagymértékben változik. Első lépésként fel kell ismerni, hogy a tanácsadói szerepet betöltő emberek mindig értelmezik szerepüknek a szervezeti felépítésben meghatározott hivatalos meghatározását. Bizonyára befolyásolják őket személyes szükségleteik és a szervezeti igények felfogása. Ez azt eredményezi, hogy a hivatalos szerep körüli szürke terület, amely némi mozgásteret ad a tanácsadónak. Ezért mindegyikük a maga egyedi módján végzi munkáját.
Másrészről, nem minden belső ügyfélnek vannak azonos elvárásai a tanácsadóval szemben. Vannak, akik néha elvárják, hogy mentorálják vagy támogassák őket egy erőforrással, amely végigvezeti őket egy elemzési folyamaton, amely lehetővé teszi számukra, hogy minimalizálják a rossz döntés kockázatát. Más esetekben a belső ügyfelek olyan emberek, akik szeretik a sok működési rugalmasságot. Az ilyen típusú emberek gyakran inkább önállóan működnek, és általában nem fukarkodnak az eszközökkel, hogy elérjék céljaikat. Ilyen helyzetekben ezeknek az ügyfeleknek különösen mentorálniuk kell, hogy megakadályozzák, hogy működési és jogi szempontból is megengedjék a megengedett határokat, mind a szervezeti értékek, mind pedig az erkölcs tekintetében.
Segítő vagy szakértő, milyen befolyásolási stílust kell alkalmaznia?
Láthatjuk tehát, hogy a tanácsadónak néha segítő, néha pedig szakértői szerepet kell betöltenie. Az első esetben inkább gondozóként viselkedik, míg a másodikban inkább a szervezetben elismert szabályok, értékek, politikák és folyamatok őreként viselkedik. Tehát milyen stílusú befolyást kell alkalmazni? Hogyan lehet megtalálni?
A tanácsadónak mindenekelőtt fel kell ismernie eztképes lesz befolyásolni ügyfelét, bárki legyen is az, ha tudja, hogyan győzze meg. A meggyőzéshez pedig stratégiára van szükség. Ezért a következő néhány sorban látni fogunk néhány apró tippet, amelyek lehetővé teszik a tanácsadó számára, hogy bizonyos vezetői pozíciót gyakoroljon belső ügyfeleivel.
A technikai szempontokon túl a tanácsadónak is kell megkérdőjelezni önmagukat szerepük emberi vonatkozásáról, a kapcsolati kapcsolatról, amely az ügyfélhez köti őket. Stratégiájának meghatározásához először a vevőtípussal kell foglalkoznia. Ez utóbbi inkább a meghozandó döntés monetáris vonatkozásával foglalkozik, inkább a döntés által érintettek igényeit akarja kielégíteni, vagy inkább a működési kockázatok minimalizálására törekszik osztályán? Nyilvánvaló, hogy a kérdés megválaszolása segít megcélozni az ügyfél igényeit és elvárásait, mind szervezetileg, mind személyesen.
Másodszor, a tanácsadónak foglalkoznia kell a rendelkezésére álló erőforrásokkal. Meg kell megkérdőjelezni önmagukat a pozíciójukból fakadó funkcionális tekintélyük, kompetenciájuk, műszaki vagy kapcsolati tekintélyük elismeréséről. A számbavétel segíti a tanácsadót, hogy erőforrásaiból jobban ki tudja használni azokat az érveket, amelyek meggyőznek. Például egy tanácsadó, akinek kompetenciája széles körben elismert a szervezetben, képes lesz meggyőzni a következő mondattal: "… bízzon bennem, mindig jó tanácsokat adtam ügyfeleimnek". Egy másik személy számára, aki sok funkcionális felhatalmazást kapott, azt mondhatja ügyfelének, hogy meggyőzze: "… ezen esetek kezelési folyamatát az előírtak szerint kell követni". Ebben az esetben az ügyfél beleegyezik abba, hogy betartja az ajánlást.
A harmadik elem, amelyet figyelembe kell venni a befolyásoláshoz, az megkérdőjelezi, hogy milyen befolyásolási stílus a legmegfelelőbb a belső ügyfél számára. Vannak, akik szemrebbenés nélkül elfogadják, hogy határozottabbak velük, míg mások inkább részt vesznek a döntéshozatalban. A tanácsadónak ezért meg kell határoznia, hogy mi a legjobb módja az ügyfél elérésének.
Végül a fentebb látott elemek alapján a tanácsadó kidolgozza stratégiáját, hangsúlyozva azokat az érveket, amelyek a leghatékonyabbak lesznek a belső ügyfél számára. Minősíteni fogja azokat, amelyek csak másodlagos hasznot jelentenek számára, és lecsökkenti azokat az elemeket, amelyek nagyon kevés érdeklődést keltenek iránta.
Ennek a néhány tippnek köszönhetően a tanácsadó képes lesz olyan stratégiát kidolgozni, amely lehetővé teszi számára, hogy jobban befolyásolja belső ügyfeleit. Ezért hitelességre tesz szert, és bizalmi kötelék jön létre közte és ügyfelei között.
