Időgazdálkodási és szervezési szempontból az Eisenhower mátrix alapvető és könnyen használható eszköz. Négyzetei megkönnyítik a döntések támogatását a feladatok rangsorolásához. Tudja meg, melyek az alkalmazási területek és hogyan kell hatékonyan használni.
A módszer bemutatása
Sok módszer, mielőtt a vezetők alkalmazták volna, a katonai stratégia eszközei voltak. Ez a helyzet ezzel a mátrixszal, amelyet Dwight David Eisenhower elképzelt.
Amellett, hogy az Egyesült Államok 34. elnöke volt, Ike becenevével minden kategória bajnoka volt a termelékenység tekintetében. És ezt, különböző területeken. Az ő titka? Egy eszköz - pontosabban mátrix -, amely lehetővé teszi a prioritások egyszerű és hatékony priorizálását két tengely szerint: fontosság és sürgősség. Ez lehetővé teszi, hogy négy különböző negyedet rajzoljon:
- 1. negyed : fontos és sürgős feladatok,
- 2. negyed : fontos feladatok, de nem sürgősek,
- 3. negyed : nem fontos, de sürgős feladatok,
- 4. negyed : Nem fontos és nem sürgős feladatok.
A sürgős + / fontosság + tárcsázás természetesen a kezelés elsődleges prioritása. A nem sürgős és nem fontos feladatok nem tartoznak a kiemelt célok közé. Még akkor is elhagyhatók, ha valóban szükségtelenek.
Alkalmazási területek
Ez a jól ismert osztályozás számos területen alkalmazható, mind a szakmai életben, mind a magánéletben:
- az időgazdálkodás,
- munkájának megszervezése,
- fontossági sorrend,
- Döntéshozatal ,
- delegálás harmadik félnek …
Érdeklődés és korlátok
Ennek a módszernek az az előnye, hogy fontolja meg tevékenységeinek fontossági sorrendjét, és tegyen egy lépést hátra az utóbbiakhoz képest.
Az első pillantásra megjelenő egyszerűség azonban némiképp csalóka. Valójában gyakran reduktív az e két tengely alá tartozó feladatok osztályozása. Ezenkívül megítélésünk szubjektív oldala gyorsan fékezhet, ha a feladatoknak nincs pontos határidejük, vagy amikor meg kell határozni egy végrehajtandó intézkedés fontosságát vagy sem.
Így ez a mátrix az elemzés belépési pontja, amelynek célja a menedzser számára különösen az átruházandó feladatok meghatározása. A rendelkezésre álló időtől és a megteendő intézkedések fontosságától függően dönthet azokról a részekről, amelyeket egy vagy több együttműködőre bízhat. A cél az, hogy ellenőrzés alatt tartsák munkaterhelését, és bölcsen használják fel hozzáadott értékét.
Hogyan kell használni az Eisenhower mátrixot?
A két tengely - fontosság és sürgősség - lehetővé teszi 4 negyed meghatározását, amelyek mindegyike meghatározza az elemek karakterét e két kritérium szerint.
A fontosság azokra a feladatokra utal, amelyek előrelépnek. Ez az utóbbi más elemekre gyakorolt hatására épül, de a megvalósítással járó hozzáadott értékre is.
A sürgősség olyan feladatokra vonatkozik, amelyek azonnali figyelmet igényelnek és az utóbbiak teljesítéséhez szükséges időn, valamint a határidőkön alapul. Néha nehéz meghatározni, hogy egy tétel sürgős -e vagy sem, mivel gyakran külső tényezőktől függ. Ezenkívül nagyon szubjektív: a sürgősség mértéke személyenként eltérő lehet, attól függően, hogy hogyan érzi magát a szóban forgó feladattal kapcsolatban, a stressz állapotához, képességeihez, tapasztalatához, működési módjához stb.
Így a mátrix hatékony kitöltéséhez elengedhetetlen a legyen objektív, és tényeken és konkrét elemeken alapuljon amennyire lehetséges.
Megjegyezni, hogy a fontosság érvényesül a sürgősséggel szemben.
1. negyed: fontos és sürgős feladatok
Lista itt:
- feladatok, amelyek megkövetelik szupergyors figyelem és cselekvés - akár azonnal,
- az olyan elemeket, amelyek hatással vannak a céljaidra ,
- az olyan tételeket, amelyek közvetlen hatással vannak a projekt előrehaladására ,
- a Megoldandó probléma sürgősen - konfliktus, válság stb. -
- az fontos hívások / e -mailek, amelyeket gyorsan kell kezelni …
Néhány feladat megtalálható itt, mert nincsenek hatékonyan megtervezve. Ez történhet olyan jelentés vagy jelentés készítésekor, amelyet folyamatosan jelentett - amelyet az esettől függően eredetileg a 2. vagy 3. negyedbe helyezték volna -, és amelynek határideje és fontossága nem hagy más választást, mint megtenni. ezentúl prioritás az 1. negyedben.
2. negyed: fontos, de nem sürgős feladatok
Ez a rész fontos feladatokat érint, de amelyek sürgősségi foka alacsonyabb, mint az 1. kvadránsban elhelyezett. Ezért be kell írni:
- küldetések nélkül nincs határidő, de bizonyos fontossággal bírnak neked, csapatodnak, vállalkozásodnak stb.
- az tervezendő elemeket a következő hetekben,
- szentelt pillanatokat stratégiai karóra ,
- az' cselekvési terv kidolgozása , egy projekt,
- az kiképzés , coaching …
3. negyed: jelentéktelen, de sürgős feladatok
Íme a "zavaró" elemek, amelyek azonnali figyelmet igényelnek, de nincsenek valódi hatással a munkánkra, például:
- kezelése néhány telefonhívás, e -mail, üzenet különféle,
- az kérés az alkalmazottaktól / kollégáktól / szolgáltatóktól sürgős információra, tanácsra, segítő kézre van szüksége,
- az olyan feladatokat, amelyek fontosak mások számára, de nem fontosak számodra és a munkád előrehaladása,
- az elemeket, amelyeket delegálhat harmadik félnek …
4. negyed: nem fontos és nem sürgős feladatok
Ez az utolsó doboz az összes parazita és haszontalan elemre vonatkozik, amelyeket el kell hagynia a nagyobb hatékonyság érdekében:
- rossz szokások terméketlen,
- zavaró tényezők megakadályozza a hatékony előrehaladást (internetezés, nem kívánt értesítések stb.),
- tétovázások időigényes és pozitív energia felemésztése,
- az elmélkedések amin nincs befolyásod …
Összefoglalva, az Eisenhower -mátrix természetesen nem tökéletes, és végső soron viszonylag nehezen használható hatékony és releváns módon, de meg kell valósítani érdekes lépés a legdrágább árucikkünk kezelésében: az idő, valamint a stresszállapotunk és a sürgősség felismerésének módja - néha meglehetősen relatív.
Erre a fájlra hivatkoznak: Időgazdálkodás: hatékonyság, termelékenység és nyugalom - Döntéshozatal: elkerülhető folyamatok és buktatók
