Egyre több vállalat tapasztal távoli munkát bizonyos alkalmazottai számára - néha minden alkalmazottja számára. A hagyományos munkakörnyezet modelljének elhagyása elkerülhetetlenül megváltoztatja a menedzsment módszereit, módszereit és szokásos folyamatait.
A virtuális csapat menedzselése számos eszközt és speciális vezetői gyakorlatot igényel.
Gyors navigáció
- Mi az a virtuális csapat?
- A virtuális csapat 4 dimenziója
- Az ilyen csapatok irányításának kulcsa
- Praktikus tippek a földrajzilag szétszórt alkalmazottak kezeléséhez
Mi a "virtuális" csapat?
Először is érdekes felidézni, hogy mi a csapat, legyen az virtuális vagy sem. A csapat olyan személyek csoportja, akik azonos irányban dolgoznak együtt. Csak küldetésein, projektjein, közös céljain keresztül létezik. Mindenki ugyanazon entitás részeként azonosítja magát. Mindannyian a csoport érdekében járnak el, egy menedzser vezetésével.
Azt mondják, hogy egy csapat „virtuális”, ha tagjai nem mind fizikailag ugyanazon a helyen és egy időben dolgoznak. Ez tehát a közös munka kérdése, de külön. Együtt abban az értelemben, hogy az egész csapat ugyanabba az irányba halad, ugyanazon cél felé. Külön, mert nem minden alkalmazott ugyanazt az irodát, azonos környezetet, azonos munkaidőt stb. és valójában nem nagyon ritkán találkoznak.
Többféle úgynevezett "virtuális" csapat létezik. Olyan csapatokból tevékenykedhet, amelyek tagjai mind ugyanazon a földrajzi területen vannak, de rendszeresen vagy teljes munkaidőben olyan helyről dolgoznak, amely nem a vállalat. Vannak, akik otthonról dolgoznak, mások a coworking központok rajongói, mások küldetéseik során beutazzák a bolygót, és kommunikálnak jelenlegi munkahelyükről. Néha a csapatnak nincs állandó és állandó találkozóhelye.
Az új technológiák megjelenésével, különösen a kommunikációban, a virtuális csapatok alkalmazottai megtanulnak együtt dolgozni, miközben önállóak, egy közös cél érdekében. Az idő, a tér és a szervezet újradefiniált. Az új kommunikációs módoknak köszönhetően megerősödnek a kapcsolatok ugyanazon csapat különböző alkalmazottai között.
A virtuális csapat összeállításának és irányításának természetesen vannak előnyei, de bizonyos korlátai is.
Előnyök
- Rugalmasság a csapattagok számára - jobb egyensúly a magán- és a szakmai élet, a munkaidő megszervezése, a feladatok megszervezése stb.
- Csökkentett költségek a szervezet számára - infrastruktúra, ingatlan, berendezés, forgalom stb.
- Jobb termelékenység - kevesebb állásidő, jobb kommunikáció …
- Fokozott elégedettség az alkalmazottaktól …
Korlátok
- Csoporttagság és identitás nehezen kivitelezhető,
- Csoport összetartása néha nehéz létrehozni, trükkös bizalom a telepítésben,
- Nehézség benne felvenni a megfelelő profilokat , állítsa össze a megfelelő csapatot,
- Technológiai különbségek az alkalmazottak tartózkodási helyétől, az informatikai karbantartási nehézségektől, a földrajzi területeknek megfelelően létrehozott szolgáltatások többletköltségeitől stb.
- Kulturális akadályok, ha vannak,
- stb.
A virtuális csapat 4 dimenziója
Jessica Lipnack és Jeffrey Stamps 4 dimenziót határozott meg, amelyek egy virtuális csapatot jellemeznek:
- A csapat célja : küldetések egy cél elérése és eredmények elérése érdekében. Ez azt jelenti, hogy a csapat minden tagja napi feladatok és küldetések révén elkötelezett egy közös cél elérése mellett. Ez utóbbi egyértelműen meghatározott, megosztott és mindenki által elfogadott. Ennek eredményeként a csapat minden tagja sajátos szerepeket, felelősségeket és küldetéseket eredményez. A célok tehát egyéniek és kölcsönösen függnek egymástól.
- Egyének : vezető / menedzser, alkalmazottak, 2 dimenzió - belső és külső. A virtuális csapat nem csak a technológiák összessége, mindegyik fejlettebb, mint a másik. Az ilyen csapat tagjainak két szinten kell tudniuk dolgozni: belsőleg (önállóan és a csapat többi tagjával), de kívülről is (a csapaton kívüli partnerekkel - beszállítókkal, ügyfelekkel, különféle szolgáltatókkal stb.).
- Linkek : interakciók, személyközi kapcsolatok kommunikációs eszközökön keresztül. A csapattagok különböző eszközök (e -mailek, azonnali üzenetküldés, videokonferenciák stb.) Segítségével kapcsolódnak egymáshoz, hogy kölcsönhatásba léphessenek egymással. Ezek az eszközök lehetővé teszik a távolság törlését, megkönnyítik a munkát és a döntéshozatalt. A virtuális csapat tagjai így szilárd személyközi kapcsolatokat építenek ki, és kölcsönös bizalom légkörét alakítják ki. A hatékonyság és a termelékenység alapvető elemei.
- Az időbeliségről : napirend / naptár, projektek, csapatéletciklus. A virtuális csapat menedzsere nem tudja egyszerre összegyűjteni minden tagját ugyanoda, mint egy klasszikus csapattal. Neki kell megbirkóznia mindenki napirendjével és időbeli korlátaival. Minden tagnak a maga részéről meg kell tennie a szükséges erőfeszítéseket a lehető legjobb alkalmazkodás érdekében. Az ideális, ha ezt a csapat felállításakor azonnal definiálja, hogy barangolhasson, mielőtt megtalálja a teljesítményét.
A virtuális csapat irányításának kulcsa
Nem egy virtuális csapatot irányít, mint egy "klasszikus" csapatot. Néhány szabályt be kell tartani.
Hatékonyan kommunikálni
A kommunikáció minden kapcsolat alapja. Amikor különböző helyeken szétszórt együttműködő csapatot vezet, elengedhetetlen több kommunikációs eszköz beállítása meghatározott célokra:
- információ megosztás hivatalos a csapat többi tagja vagy csak néhány,
- beszélgetni informálisan kollégákkal, mint a kávéfőző vagy a folyosó sarkán - például a Slack segítségével,
- megbeszélésen ,
- lényeges elemet továbbítani az egész csapatnak,
- lépjen előre egy projekten ,
- sürgős tételt közölni közvetlenül a megfelelő személynek,
- stb.
Ezért elengedhetetlen, hogy a kezdetektől fogva egyértelműen meghatározzuk a rendelkezésre bocsátott kommunikációs eszközök használatát. Ezzel elkerülhető a későbbi félreértés vagy időveszteség a szervezetben. Ezenkívül hozzájárul a csoporthoz tartozás bizonyos érzéséhez. Minden csapattag tudja, hogy melyik eszközt, mikor és milyen célra használja.
Az is fontos, hogy a csapat minden tagja gyorsan és intuitívan hozzáférhessen az összes kommunikációs csatornához. Megfelelő képzést kell felajánlani minden alkalmazottnak, akár helyben, akár videohíváson keresztül, vagy bármilyen más módon, amely lehetővé teszi a résztvevő számára, hogy teljes mértékben és azonnal átvegye a kérdéses eszköz tulajdonjogát.
Figyelem : elengedhetetlen a kommunikációs eszközök biztonságának biztosítása, különösen a bizalmas adatok cseréjekor.
Projektek kezelése
Különösen egy csapat jön létre a projektek végrehajtására.
Ehhez elengedhetetlen, hogy fektessenek be együttműködési eszközökbe , különös tekintettel a projektmenedzsmentre, lehetővé téve a határidők betartását, az információk megosztását, értesítések és riasztások küldését, mindenki haladásának nyomon követését, heti vagy havi nyomon követési felülvizsgálat kiadását, amely felsorolja mindazt, amit meg kell tennie, ki és mikor.
Az ilyen eszközök használata nemcsak a termelékenységet javítja, hanem elősegíti a kommunikációt és a cserét a csapat különböző tagjai között. Utóbbiak bármikor nyomon követhetik kollégáik fejlődését, összegyűjthetik a szükséges információkat, beszámolhatnak saját előrehaladásukról stb.
A projektmenedzsment eszközök köre széles. Mindenki azt a képletet választja, amely a legjobban megfelel a tevékenységi területének, a szervezetnek és a csapat igényeinek.
Mozgassa és motiválja a csapatokat
Ahhoz, hogy bevonja és motiválja a különböző földrajzi helyeken szétszórt alkalmazottait, a vezetőnek kötelessége maximális rugalmasságot, autonómiát és cselekvési szabadságot tesz lehetővé. Az ilyen csapatok különösen hatékonyak a felszabadult szervezetekben, amelyeket egy olyan működési mód jellemez, amely az önmenedzsment és az elszámoltathatóság nagy részét kínálja alkalmazottai számára.
Ez nem jelenti azt, hogy elégedettnek kell lennie ahhoz, hogy távolról is kövesse a projekteket és munkatársait anélkül, hogy rendszeresen kapcsolatba lépne velük. Ezért elengedhetetlen számára, hogy ösztönözze a csoport dinamikáját, és tartson fenn egy bizonyos emulációt többek között:
- ossza meg elképzeléseit, adjon értelmet,
- emlékezzen a közös célokra,
- erős vállalati / csapatkultúrát épít,
- felismerni és értékelni a munkát,
- erősítse a különböző kommunikációs csatornákat …
Praktikus tippek a virtuális csapat napi irányításához
A földrajzilag szétszórt alkalmazottakból álló csapat termelékenységének és sikerének maximalizálása érdekében a menedzsernek a megfelelő eszközöket és a megfelelő irányítási módszereket kell használnia, miközben bizonyos számú speciális kapacitással rendelkezik. Az együttműködési eszközöktől a kulcsfontosságú gyakorlatokig itt van néhány ötlet a virtuális csapat kezeléséhez.
Szervezze be a megfelelő embereket
Állítsd össze a megfelelő csapatot . Ez olyan munkatársakból fog állni, akik képesek hatékonyan dolgozni távolról. Kellően önálló, motivált, találékony, jó írásos és szóbeli kommunikációs képességgel, tudja, hogyan kell hatékonyan gazdálkodni az idejével. És főleg, hogy kiben bízhat teljes mértékben. Az elképzelés nem az, hogy a menedzser elszámoltatást követel azzal, hogy megbizonyosodjon arról, hogy a munkát elvégezték.
Ezen alkalmazottak felvételekor a menedzsernek különösen biztosítania kell a virtuális csapatban való munkavégzés képességét: nyugodtan az elfogadott és bevezetett kommunikációs eszközökkel, leleményes minden megoldandó nehézséggel vagy problémával szemben, de képes kérni segítséget, ha szükséges.
Hozzon létre bizalmi kapcsolatot minden alkalmazottjával
A bizalom minden kapcsolat alapja. Ennek akkor van értelme, ha a menedzser és munkatársai csak alkalmanként látják egymást.
A menedzsernek elengedhetetlen, hogy különleges kapcsolatot hozzon létre és tartson fenn a virtuális csapat minden tagjával:
- személyesen és rendszeresen kommunikálni mindenkivel,
- rendszeresen lépjen kapcsolatba minden alkalmazottal, hogy számba vegye az aktuális projekteket és megbízásokat, de informálisabban is cseréljen,
- rendszeres videohívásokat kínálnak a kapcsolat humanizálása érdekében,
- visszajelzést adni és kérni,
- stb.
Hozzon létre egy virtuális csapat chartát
Hozzon létre egy dokumentumot, amely egyértelműen meghatározza a csapatot és annak működési szabályait:
- célja a csoportból,
- virtuális csapat definíció ,
- a tagok bemutatása : személyazonosság, szerepkörök, felelősségek, elérhetőségek, lakóhely stb.
- működési szabályai : munkaszervezés, kommunikációs folyamat, információmegosztás és projektmenedzsment folyamat, hivatalos és informális találkozók tervezése stb.
- célok meghatározása : rendelkezésre bocsátott eszközök, várt eredmények, használt mutatók stb.
Ez a dokumentum támogatást is nyújthat a csapat minden újoncának.
Határozza meg a szabványosított és rugalmas munkafolyamatokat
A szerszámok, a munkaszervezés, a folyamat, a kommunikáció, a berendezések és néha a bútorok és a munkakörnyezet olyan elemek, amelyeket a munkavállalókra kényszeríthetnek. Egyrészt a munka és a cserék megkönnyítése érdekében. Másrészt, hogy ápolja az azonos csoporthoz tartozás érzését.
A szabványosítás, miközben elegendő autonómiát és szabadságot hagy a munkavállalóknak, a bizalom és a következetesség garanciája. Mindenkire ugyanazok a szabályok vonatkoznak.
A menedzser következetessége a csapata minden tagja felé jobb hatékonyságot tesz lehetővé, és elkerüli a félreértéseket és egyéb demotiváló tényezőket.
Határozza meg a csatlakozási időréseket
Győződjön meg arról, hogy az együttműködők munkaideje között bizonyos időpontok egybeesnek, különösen akkor, ha a csapat tagjai különböző időzónájú helyekről dolgoznak. A menedzser felhasználhatja ezeket a pillanatokat a csoport összes tagja közötti cserék megszervezésére és / vagy az egész csapattal való kommunikációra.
Ajánlott az alkalmazottak többsége napi 3-4 órában dolgozik egyidejűleg legalább. Még ha nem is szükséges külön csere, ez az elv lehetővé teszi egy bizonyos tagság meghatározását ugyanabban a csoportban. A munkavállalók kevésbé érzik magukat elszigeteltnek, és szükség esetén kölcsönhatásba léphetnek.
Emellett gyorsabb és hatékonyabb problémamegoldást tesz lehetővé, ha szükséges.
Csapatidentitás kialakítása
Szervezzen rendszeres csapatépítő eseményeket, ahol a virtuális csapat minden tagja fizikailag jelen lesz. Ha ez bármilyen okból nem lehetséges, szervezzen kihívásokat vagy teljesen informális videohívásokat, amelyek során a csapat tagjai jobban megismerhetik egymást. Érdekes lehet rendszeres csereprogramokat tervezni munkán kívül.
- Hozzon létre mindenki számára azonos munkaterületet (hardver, szoftver, alkalmazások stb.),
- A lehető legnagyobb mértékben vonja be az alkalmazottakat a különböző protokollok meghatározásába
Hozzon létre egy virtuális kávéfőzőt
Az irodában sok lehetőség van a kollégák megvitatására és jobb megismerésére, szilárd munkakapcsolatok kialakítására: üdvözlet, szünet, kávéfőző, találkozók, születésnapi partik stb. Amikor a csapat földrajzilag szétszórt, elengedhetetlen, hogy a távolság ellenére is megteremtsük a lehetőségeket.
Az azonnali üzenetküldés, amely bármikor és a csapat minden tagja számára elérhető, lehetővé teszi mind a nem szakmai, mind a szakmai cseréket, miközben megtartja ugyanazt a "világos" hangot, amelyet akkor használnánk, ha ugyanazt az irodát használnánk. Az alkalmazottak például ünnepelhetnek születésnapot vagy bármely más fontos dátumot a kollégáikkal kapcsolatban, megoszthatják a hétvégi terveiket, vagy akár megoszthatják tapasztalataikat / felfedezéseiket / hobbijaikat.
Ösztönözze a személyes kapcsolatokat és a személyek közötti kommunikációt a csapat tagjai között.
Az elvégzett munka elismerése és jutalmazása
A motiváció és elkötelezettség fenntartása érdekében jutalmazza a jó munkát. Helyénvaló lehet olyan kihívásokat állítani, amelyek elnyerése esetén jutalomhoz jutnak: bizonyos számú projekt végrehajtása, meghatározott forgalom elérése, új készségek érvényesítése, új know-how megszerzése stb. Ezek a jutalmak különböző típusúak lehetnek: bónuszok, új felelősségek, meghívók egy adott eseményre, ajándékok stb.
Ez a megközelítés nemcsak a motiváció magas szinten tartását teszi lehetővé, hanem lehetővé teszi minden alkalmazott számára, hogy egy igazi csapat részének érezze magát.
- SMART célok kitűzése,
- Támogassa mindenki szerepét a csoporton belül,
- Ünnepelje a sikereket,
- stb.
Erre a fájlra hivatkozunk: Jó vezetőnek lenni: gyakorlatok és eszközök - Hogyan kell menedzselni egy csapatot?
