A rossz hírek bejelentése, bármi is legyen, veszélyes gyakorlat a menedzsernek, aki nagyon kényelmetlen tud lenni, különösen akkor, ha olyan elemeket kell közölnie, amelyekre nem teljes mértékben előfizet.
Vezetőség és rossz hírek
A vezetői kommunikáció olyan művészet, amelyet elengedhetetlen elsajátítani a csapat irányításakor. Bár békés időkben viszonylag könnyű kommunikálni és jó híreket közölni, a gyakorlatok gyorsan rémálommá válhatnak, amikor rossz hírekről van szó.
Néha egy szikla és egy kemény hely, felső vezetése és alkalmazottai közé szorul, a menedzsernek meg kell védenie a vállalat, de a csapata érdekeit is. Erős nyugtalanságot érezhet alkalmazottai iránt, ha be kell jelentenie egy olyan hírt, amelyet nem teljes mértékben támogat, még akkor sem, ha megérti a mögöttes okokat (költségvetési csökkentések, elbocsátások stb.).
A kommunikáció a vezetői testtartás szerves része. Valójában a menedzser kötelessége, hogy vállalja felelősségét és konstruktívan kommunikáljon csapatával, jó és rossz időkben. Ezek különböző formájúak és különböző súlyosságúak lehetnek:
- költségvetési megszorítások
- rossz eredmények
- egy projekt érvénytelenítése
- szerződés meg nem hosszabbítása
- késedelmi büntetések a projekt költségvetésében
- emelés megtagadása, előléptetés, áthelyezés, fizetett szabadság stb.
- Figyelem
- elbocsátás
A kontextustól, az előtte álló személyiség (ek) től, a hír lényegétől és fontosságának mértékétől függően a menedzser gondoskodik a hatékony kommunikációról, miközben szem előtt tartja, hogy egy személlyel beszél.
Ezért hallgatásra, jóindulatra, józan észre és empátiára lesz szükség!
Hogyan lehet rossz híreket közölni?
Nincs csodarecept arra, hogy ilyen bejelentést tegyen, és elvárja az érintett alkalmazottaktól, hogy úgy reagáljanak, mintha mi sem történt volna. A szöveg kontextusától és fontosságától függően, valamint attól, hogy egyetlen személyre vagy az egész csapatra vonatkozik -e, a menedzsernek hozzá kell igazítania beavatkozását.
Mindazonáltal meghatározhatunk egy közös keretet a rossz hírek előkészítésére és bejelentésére.
Készítse elő üzenetét és beavatkozását
Az első dolog, amit meg kell tennie, mielőtt rossz híreket közöl egy vagy több alkalmazottal, hogy megértse az összes csínját -bínját:
- Milyen összefüggésben hozták meg a döntést ezzel a hírrel kapcsolatban?
- Miért ? Mi az oka ennek a döntésnek? Mi volt a tét?
- Ki döntött? Kivel konzultáltak?
- Ez az egyetlen lehetséges döntés? Mik voltak a többi lehetőségek?
Alapvető fontosságú, hogy a menedzser szánjon időt arra, hogy teljes mértékben megértse a híreket, ha azok nem közvetlenül tőle származnak, annak érdekében, hogy releváns és feltételezett módon tudja továbbítani az információkat, és válaszolni tudjon beszélgetőpartnerének kérdéseire. .
Emellett az is fontos, hogy a menedzser a találkozó előtt felépítse a hírek bejelentésének módját, és felkészüljön a különféle lehetséges reakciókra.
Alkalmas számára, hogy elgondolkozzon a legjobb megközelítési szögön, megtalálja a megfelelő szavakat az összehíváshoz, a megközelítéshez, a teljesítéshez, a magyarázathoz, és ne bántsa az együttműködőket. Képes lesz gondolkodni az üdvözlendő szavak használatáról. Szavak, amelyek az interjú kezdetétől fogva tájékoztatják a munkatársakat a találkozó tartalmáról. A cél az, hogy a lehető legkevésbé készítsék fel őket a bejelentésre.
A menedzser az empátia és az érzelmi intelligencia képességeire támaszkodhat. Ha megpróbálja magát a munkatársa helyébe állítani - akinek a működését ismeri, könnyebben találja meg a megfelelő szavakat.
Válassza ki a megfelelő időt és a megfelelő helyet
A rossz hírek hatásának csökkentése érdekében az is fontos, hogy válasszuk ki a megfelelő helyet - semleges és kíváncsiságból - és azt, hogy mikor kell megtörni. Itt is a kontextustól, a tartalomtól és az érintett személyek számától függően a menedzser a legmegfelelőbb megoldást választja.
Alkalmas azonban nem várni. Miután meghozta a döntést, fontos, hogy gyorsan közölje azt. Minél tovább veszi a menedzser a rossz híreket, annál nehezebb lesz ezt megtenni. Ezenkívül a munkavállaló ne halljon róla más módon.
Legyen közvetlen, miközben diplomáciai
Az, ahogyan a menedzser közli a rossz híreket, az együttműködőinek reakciójától függ. A kommunikáció - verbális és nonverbális - itt minden jelentőségét felveszi, mert a megfogalmazott szavakkal ellentétben a legkisebb arckifejezés vagy mikrokifejezés félreértéshez, az üzenet félreértelmezéséhez vezethet. A cél az, hogy kiküszöböljük a kétértelműséget vagy a kétségeket a továbbított üzenet tartalmával kapcsolatban.
A menedzsernek közvetlennek, világosnak és pontosnak kell lennie, miközben diplomáciai marad, és érdekeltnek kell lennie a beszélgetőpartnerének. Őszintenek és őszintének kell lennie, nem szabad túlzásba vinni vagy képmutatónak tűnnie. A rossz híreket nehéz megemészteni. Nem kell többet hozzáfűzni hamisan csengő szavakkal vagy viselkedéssel. Nem kell esőről vagy jó időjárásról beszélni, vagy a híreken kívül más témában eltérni.
Egyensúlyt kell teremteni a hideg, kifejezéstelen / mozdulatlan testtartás között a rossz hírek közlése és a túlságosan szánalmas testtartás között.
Megmagyarázni
Közölje a híreket úgy, hogy elkerülje a bokor körüli verést, hanem pontosan magyarázza el, és ragaszkodik a tényekhez, hogy miért döntött így, és milyen folyamathoz vezetett. Adjon meg világos és pontos elemeket.
Fontos, hogy az érintett munkavállaló meg legyen győződve arról, hogy ezt a döntést nem könnyedén vagy a vezetője szeszélye alapján hozták meg, hanem tisztességes módon, például a vállalat szabályzatában pontosan meghatározott protokoll szerint.
A menedzser így meg tudja magyarázni dolgozójának e hír okait, a követett folyamatot, a döntéshozatalban konzultált / érintett személyeket.
A menedzser kifejezheti kollaboránsának a kellemetlenséget az említett döntéssel szemben, ha az nem teljesen tőle származik, és hogy nem tartja be teljesen a folyamatot, de megtartja kritikáját a protokoll vagy a módszer tekintetében. a hierarchiája miatt. A cél az, hogy senkit ne hiteltelenítsenek más alkalmazottakkal szemben - a folyamatban, a vállalatvezetésben vagy a szóban forgó alkalmazottban -, és ne vállalják felelősségüket vezetőként.
Vigyázzon, nehogy vitába keveredjen a döntés érdemeiről vagy jellegéről. Ez utóbbit eltemették, és itt nincs szó arról, hogy visszamenjünk hozzá.
Felelősségük vállalására
Ez a következő pont: vegyen bátorságot mindkét kezével, és vállalja a döntést, akár teljesen magától, akár nem. A menedzser, ha lehetséges, inkább személyesen osztja meg a rossz hírt. Kerüli, hogy e -mailben küldje el, vagy delegálja ezt a kényes feladatot harmadik félnek.
Hasonlóképpen, ne bújjon harmadik személy mögé, másokat okoljon a döntésért. A vezetői testtartás azt jelenti, hogy tudjuk, hogyan kell felelősséget vállalni a csapatában történtekért és meghozni a helyes döntéseket, függetlenül attól, hogy a csapat jó vagy rossz hírei -e.
Üdvözlő reakciók / érzelmek
A rossz hír bejelentése után jó eséllyel az alkalmazottak így vagy úgy reagálnak, többé -kevésbé vehemensen. Fontos, hogy a menedzser hagyja, hogy beszélgetőpartnere hallgassa és reagáljon, természetesen ésszerű határokon belül.
A menedzsernek aktiválnia kell a puha készségeit, különösen:
- érzelmi intelligencia: a rossz hírekre adott reakció elfogadása. Teljesen normális, ha olyan rossz hírekre reagál, amelyekre nem számított.
- empátia: önmagának a beszélgetőpartner (ek) helyére történő elhelyezése lehetővé teszi a menedzsernek, hogy jobban megértse munkatársai (k) reakcióit, és jobban fogadja azokat.
- aktív hallgatás: a reakciók teljes meghallgatása - verbális és non -verbális nyelven - és a feltett kérdések megválaszolása. A rossz hír által érintett munkavállalókat meg kell / kell hallgatni és figyelembe kell venni. Ezenkívül a menedzser számára konstruktív lehet az is, ha visszajelzést gyűjt a cselekvési módjáról.
- jóindulat: hagyjon időt az alkalmazottaknak a hírek integrálására.
Haladni előre
Magyarázza el, mi lesz a döntés eredménye:
- a rossz hír bejelentését követő szakaszok - különösen elbocsátás vagy átszervezés kapcsán …
- új irányelvek vagy bejelentett alternatívák végrehajtása: szoftvercsere, eljárások módosítása stb.
- az érintett munkavállaló (k) rendelkezésére álló lehetőségek - különösen felvásárlás, átszervezés, de / áthelyezés stb.
- változások a csapaton belül: működés, feladatmegosztás, átszervezés, új alkalmazott felvétele, új beszállítók keresése, olcsóbb alternatív megoldások keresése stb.
Maradj építő jellegű
Bármilyen hírt is jelentenek be, a csapatnak tovább kell lépnie. Ezért elengedhetetlen, hogy a menedzser már felépítse a rossz híreket, és bemutassa a rossz hírek utáni cselekvéseket / változásokat.
Valóban, akár egyetlen alkalmazottról, akár egy egész csapatról van szó, fontos, hogy a pályán maradjunk, és a legjobban megőrizzük a csapatok morálját és hatékonyságát, valamint a kohéziót.
Erre a fájlra hivatkoznak: Vezetői kommunikáció - tudva, hogyan kell üzenetet küldeni a csapatának
